Własna firma - coraz więcej zleceń, coraz mniej czasu, niedotrzymane terminy, straty finansowe, sfrustrowani pracownicy, niezadowoleni klienci. Jednym słowem chaos. A może nadszedł czas na program do realizacji projektów? Trzeba tylko wiedzieć, jak go wybrać.
Według definicji zarządzanie projektami to czynności podejmowane w celu realizacji określonego celu. Zarządzanie projektami to dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektu. Według specjalistów, w zasadzie każde działanie podejmowane w firmie to jakiś projekt. Bez znaczenia jest dział, w jakim on jest podejmowany. Dlatego właśnie wielu menedżerów i szefów decyduje się na program do zarządzania projektami. Chodzi przecież nie tylko o to, aby ułatwić i usprawnić pracę w firmie, ale także o łatwiejszą koordynacje i kontrolę nad poszczególnymi projektami i ich etapami. Przy nawale pracy i realizacji wielu projektów równocześnie, łatwo może wkraść się chaos. Efektem jest przekroczenie terminów, pojawiają się straty finansowe, a coraz bardziej niezadowoleni i sfrustrowani pracownicy nie są w stanie poradzić sobie z narzuconymi zadaniami. Niestety, niepowodzenia związane z niezrealizowanymi projektami to w wielu firmach problem, który demotywuje pracowników i prowadzi do utraty klientów.
Jak wybrać?
W zarządzaniu i realizacji projektów na pewno pomoże stworzony do tego program. Jak go jednak wybrać? Czy będzie odpowiedni? Planując wdrożenie takiego programu, w pierwszej kolejności należy zastanowić się do czego tak naprawdę będzie on potrzebny i co chcemy dzięki niemu osiągnąć. Czy potrzebujemy programu, aby planować zadania, czy aby zarządzać zadaniami, usystematyzować dokumenty, skoordynować terminy i kalendarz. Dostępne są także programy kompleksowe, które mają kilka zastosowań. Jeśli nie wiemy który jest potrzebny właśnie nam i jak go wdrożyć, najlepiej zasięgnąć rady specjalisty.
Co nam to da?
Wiele osób pyta, co osiągnie dzięki wprowadzeniu programu do zarządzania projektami. Czy firma coś na tym zyska? Czy usprawni jej działanie? Bez wątpienia tego typu program pomoże opanować wszystkie prowadzone w firmie projekty. Zwiększy także produktywność zespołów projektowych, poprawi komunikację i sposoby współpracy. Pomoże zachować terminowość wykonywanych zadań, zwiększy oszczędności i pozwoli ograniczyć niepotrzebne koszty przy projekcie. Menadżerom znacznie poprawi i ułatwi sprawowanie kontroli. Dzięki tego typu programom, o wiele łatwiej zapewnić kompleksowy przepływ dokumentów, szybszy obieg raportów oraz w prosty sposób dokonać analiz i ewentualnych porównań. Oczywiście decydując się na taki program, wybierajmy ten możliwie najprostszy w użyciu i najłatwiejszy do nauczenia. Starajmy się też wybierać programy najbardziej kompleksowe, które pomogą opanować wszystkie projekty i zadania realizowane w firmie. Dobrze dobrany program z pewnością ograniczy straty ponoszone dotąd z powodu niezrealizowanych lub spóźnionych w realizacji projektów.
