Obecne ceny wynajmu powierzchni biurowych generują znaczne koszty dla przedsiębiorstwa. Bardzo rzadko firmy decydują się na własne sale konferencyjne. Zwłaszcza, jeśli pomieszczenie przez większość czasu stoi puste. Z pomocą przychodzą hotelowe sale konferencyjne. Takie sale mogą pomieścić o wiele więcej gości, niż wynajęta przestrzeń biurowa. Pomieszczenie musi być przede wszystkim funkcjonalne.
Nagłośnienie w sali konferencyjnej
Dobra jakość dźwięku w sali jest kluczowa. Zwłaszcza, jeśli spotkania odbywają się w formie wykładu. Mniejsze sale konferencyjne mogą korzystać ze zwykłych głośników. W tych większych dobrze zamontować profesjonalny sprzęt nagłaśniający. Przed konferencją warto wcześniej sprawdzić działanie głośników i mikrofonów. Może się okazać, że wyczerpały się baterie w mikrofonie albo nie łączą się z głośnikiem. Dodatkowo próby dźwięku pozwolą na uniknięcie nieprzyjemnych sprzężeń.
Przykładowym miejscem, które w swojej ofercie posiada wynajem sali na spotkania konferencyjne bądź szkoleniowe jest Hotel Gal, znajdujący się na ul. Dworcowej 5 w Tarnowie (tel. 14 688 99 30). Dzięki temu, że usytuowany jest w samym centrum Tarnowa, w jego bezpośrednim sąsiedztwie znajduje się dworzec kolejowy, a także przystanki komunikacji publicznej.
Projektor lub tablica interaktywna
Sala konferencyjna musi posiadać możliwość prezentowania materiałów multimedialnych. Podczas wykładów czy prelekcji prowadzący często posługują się wizualnymi przykładami. Dobrze zrobiona prezentacja porządkuje też wystąpienie i pomaga w zapamiętywaniu informacji. Obecnie najczęściej w hotelach występują projektory zawieszane pod sufitem. Pozwalają na modyfikowanie wielkości obrazu i są relatywnie tanie. Warto zwrócić uwagę na lampę, jaka została zastosowana w urządzeniu. Musi mieć odpowiednią moc, tak by obraz był stabilny przez całe wystąpienie. Dodatkowym atutem będzie możliwość bezprzewodowego łączenia się urządzenia z komputerem. Dzięki temu kable nie będą brzydko wisieć.
Tablice interaktywne sprawdzają się w małych salach konferencyjnych. Pozwalają na modyfikowanie prezentacji w trakcie, dodawanie ręcznych rysunków i adnotacji. Dodatkowo nie potrzebują zmniejszenia ilości światła w sali konferencyjnej. Niestety, te urządzenia są dużo droższe od projektorów.
Komfort użytkowników
Niektóre konferencje trwają kilkanaście godzin. W trakcie zaplanowane jest bardzo mało przerw, by skrócić czas prezentowania materiału. Ważnym elementem, który wpływa na komfort uczestników, są krzesła. Należy zadbać, by były ergonomiczne. Krzesła muszą mieć oparcie, dodatkowo powinny być relatywnie miękkie. Pozwoli to na komfortowe siedzenie przez długi okres czasu. Sala konferencyjna spełnia wiele funkcji w zależności od spotkania. Wszystkie meble, które się w niej znajdują, powinny być lekkie i wytrzymałe. W zależności od rodzaju spotkania, uczestnicy lub organizatorzy będą je przenosić z miejsca, na miejsce.
Dodatkowo warto zainstalować w sali klimatyzację. Pozwoli ona na zniwelowanie ciepła w pomieszczeniu oraz napływ świeżego powietrza. Jeśli sala posiada okna, muszą być one wyposażone w rolety, które ograniczają napływ światła słonecznego. Oprócz tego, że sala szkoleniowo konferencyjna w Tarnowie, należąca do Hotelu Gal spełnia powyższe wymogi, oferuje jeszcze swoim gościom przerwę kawową, podczas której podawane są różnego rodzaju napoje oraz przekąski, mające pozytywnie wpłynąć na koncentrację uczestników spotkania i umilić im czas.
Dobrze urządzona sala konferencyjna, to ta dopasowana do użytkowników. Każdy jej element powinien być wcześniej przemyślany. Zwłaszcza rozmieszczenie kontaktów, czy wyjść ewakuacyjnych. Wszystko to wpływa na jej ogólny odbiór i zadowolenie użytkowników.
