KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, od 1 lutego staje się obowiązkowy dla dużej części działających w Polsce przedsiębiorców. Najpierw dla tych, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż o wartości przekraczającej 200 mln zł. Dwa miesiące później obowiązek korzystania z systemu będą miały także pozostałe firmy, z wyłączeniem tylko najmniejszych przedsiębiorstw, których wartość miesięcznej sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł i które obowiązek ten będą mogły odroczyć aż do końca 2026 roku.
Krajowy System e-Faktur to ogólnokrajowy system od Ministerstwa Finansów, który służy do udostępniania, przechowywania, wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. KSeF nazywany jest rewolucją w fakturowaniu, gdyż zupełnie zmienia sposób patrzenia na ten proces, wprowadzając jeden, obowiązkowy standard dla wszystkich krajowych podmiotów.
Jest to rozwiązanie, które posiada niewątpliwie wiele zalet. Przede wszystkim oznacza brak konieczności drukowania, wysyłania i przechowywania faktur w postaci papierowej. To spora oszczędność czasu i kosztów z tym związanych. Faktury ustrukturyzowane są bowiem przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku w którym zostały wystawione, a więc automatycznie spełniony zostaje obowiązek przechowywania faktur. Wdrożenie KSeF-u to także usprawnienie procesów związanych z przepływem dokumentów pomiędzy kontrahentami. Jeden system do wystawiania, odbierania, udostępniania i przechowywania faktur oznacza brak konieczności przesyłania faktur drogą mailową czy tradycyjną i brak konieczności wystawiania ewentualnych duplikatów faktur. Nic się nie zgubi.
KseF skraca termin zwrotu podatku VAT z 60 dni do 40 dni. Rozwiązanie to zostało wprowadzone w ustawie ustalającej terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF-u i z pewnością może przyczynić się do poprawy płynności finansowej wielu firm.
Od lipca 2018 roku podatnicy VAT prowadzący ewidencję księgową w formie elektronicznej mają obowiązek generowania pliku JPK_FA, zawierającego informacje o wszystkich wystawionych fakturach sprzedażowych. Plik ten trzeba przekazywać na każde żądanie organów podatkowych. Wdrożenie KSeF-u znosi ten obowiązek. Wprowadzenie w firmie Krajowego Systemu e-Faktur to dla fiskusa jasny sygnał, że nie ma niczego do ukrycia. Większa transparentność oznacza mniej kontroli. Ustrukturyzowane faktury to też jeden i ten sam wzór oraz format, a co za tym idzie: mniejsze ryzyko błędów.
System nie jest jednak pozbawiony wad. Należą do nich przede wszystkim koszty związane z wdrożeniem tego rozwiązania, możliwe awarie i przestoje systemu, zwiększone ryzyko wycieku danych oraz wysokie kary za ewentualne nieprawidłowości.
Specjaliści zwracają uwagę, że ciężar wdrożenia KSeF został w całości przeniesiony na firmy. Wprowadzenie KSeF-u, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach to proces wieloetapowy, który wymaga sporego zaangażowania czasowego, przeprowadzenia stosownych audytów i testów, a także dostosowania i integracji dotychczasowych procesów oraz rozwiązań do wymogów związanych z KSeF. Nieodzowne jest przy tym wybranie sposobu uwierzytelniania, nadanie stosownych uprawnień, wprowadzenie nowych procedur oraz organizacja szkoleń dla pracowników. Wszystko to kosztuje czas i pieniądze, a często wymaga pomocy specjalistów.
KSeF oznacza pełną centralizację informacji dotyczących obrotu gospodarczego: kontrahentów, cen, wolumenów oraz struktury sprzedaży. Tak szeroki zakres danych gromadzonych w jednym systemie rodzi uzasadnione obawy o bezpieczeństwo informacji i ochronę tajemnicy handlowej. Obowiązkowy charakter KSeF sprawia przy tym wrażenie permanentnej kontroli wszystkich przedsiębiorców.
Kilka tygodni temu Ministerstwo Finansów opublikowało cztery podręczniki, które mają pomóc przedsiębiorcom w dostosowaniu się do nowych regulacji. Niestety, w podręcznikach pojawiły się pojęcia i rozwiązania, które wcześniej nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie o VAT ani w rozporządzeniach wykonawczych dotyczących KSeF. W efekcie rodzi to wątpliwości i pytania o interpretacje. A na dowolnej interpretacji przepisów poległ już niejeden przedsiębiorca.
Wątpliwości budzi chociażby tzw. „potwierdzenie transakcji”. Jak wyjaśnia ministerstwo, chodzi o dokument, który sprzedawca może przekazać nabywcy w przypadku, gdy nie przesłał on faktury do KSeF, co oznacza, że nie został jej jeszcze przypisany w systemie numer identyfikujący. Potwierdzenie transakcji nie wywołuje jednak skutków podatkowych. Nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. Potwierdzenie transakcji to dokument wydawany nabywcy poza KSeF. Może się więc okazać, że tej funkcji nie będzie można zrealizować za pomocą narzędzi udostępnionych przez resort finansów, takich jak Aplikacja Podatnika, aplikacja mobilna czy e-Mikrofirma. A to oznacza komplikacje.
Za opóźnienia i błędy we wprowadzeniu KseF grożą kary. Wiceminister finansów i wiceszef KAS Zbigniew Stawicki zapewnia, że do końca tego roku podatnicy nie będą karani. Jest to czas na właściwe wdrożenie systemu. Konsekwencji unikną również ci przedsiębiorcy, którzy nie dosłali faktur w trybie offline do systemu w przewidzianych terminach. Nie oznacza to jednak, że podatnicy mogą całkowicie zignorować fakturowanie w KSeF. Brak fakturowania trzeba będzie uzasadnić, a o takie uzasadnienie wystąpić może Urząd Skarbowy.
Od przyszłego roku omijanie KSeF oznaczać będzie już pełne kary - do 100 proc. podatku z faktury poza KSeF lub do 18,7 proc. należności bez VAT.
